A importância da comunicação
É preciso iniciar este assunto citando a importância de se preparar com antecedência para qualquer tipo de reunião e, em uma reunião onde precisamos falar um idioma que não é o nosso idioma nativo, pode surgir vocabulário diferente do usual, assim como a necessidade de nos comunicarmos de maneira efetiva, respeitosa e profissional.
Sumário do conteúdo
Pontos importantes antes da reunião
Antes de nos aprofundarmos nos tópicos de inglês para trabalho em reuniões e aprendermos palavras e frases úteis para nos expressarmos, gostaríamos de dizer que é lição de casa das pessoas participantes de uma reunião estudar o que será discutido, isso para qualquer assunto ou tipo de reunião e tratando-se de uma reunião em inglês, isso pode ser ainda mais crítico.
Introdução pessoal na reunião em inglês
Reuniões podem iniciar com a introdução das pessoas envolvidas, portanto, prepare-se para se apresentar. A sua apresentação pode incluir também uma apresentação profissional, destacando qual é a sua posição na empresa ou o que você faz, vejas os exemplos:
Hello everyone, my name is Haley and I’m the lead Android developer on the team.
(Olá a todos, meu nome é Haley e sou a principal desenvolvedora Android da equipe.)
Hi everyone, my name is Paul and I am responsible for sales.
(Olá a todos, meu nome é Paul e sou responsável pelas vendas.)
Frases úteis para conduzir a reunião
É comum que antes que todos os participantes envolvidos estejam prontos ou estejam presentes, um clima descontraído com conversas um pouco avulsas e fora do foco aconteça. As vezes, pode ser sua responsabilidade fazer com que todos retornem ao foco e deem início a reunião ou, durante o decorrer de uma reunião, que outros tópicos sejam priorizados e que o foco de todos seja direcionado para o próximo assunto.
É agora que vamos entrar um pouco mais na reunião em andamento e aprender algumas frases úteis para iniciar a reunião, manter o foco, mudar o foco ou assunto, sinalizar a necessidade de falar e por fim, como encerrar uma reunião de maneira profissional e respeitosa.
Iniciando uma reunião
Para iniciar uma reunião, podemos utilizar várias frases diferentes, dessa vez vamos aprender a utilizar duas estruturas do inglês muito úteis e que podem ser consideradas formais.
A primeira estrutura é Let’s get started, que significa “Vamos começar”. Aprenda os exemplos a seguir:
Good morning, everyone. Let’s get started.
Bom dia a todos. Vamos começar.
Okay team, let’s get started.
Ok equipe, vamos começar.
A segunda estrutura é um pouco mais formal e é uma pergunta para solicitar que a reunião possa começar, que é Shall we begin?. Entenda como utilizar com os exemplos:
Hello everyone. Shall we begin?
(Olá a todos. Podemos iniciar?)
Ok everyone, we are late. Shall we begin?
(Ok pessoal, estamos atrasados. Podemos começar?)
Mantendo o foco em uma reunião
Durante o andamento de uma reunião, é possível que uma ou mais pessoas acabem perdendo o foco ou desviando do assunto principal. Nesse tipo de situação, podemos intervir, solicitando que o tópico principal seja novamente discutido.
Podemos utilizar a estrutura get back on topic para expressar a necessidade de voltar a falar do que realmente importa. Veja nos exemplo:
Ok everyone, Can we get back on topic?
(Ok pessoal, podemos voltar ao assunto?)
I think we need to get back to the main topic.
(Acho que precisamos voltar ao assunto principal.)
Mudando o foco de uma reunião
Assim como o foco principal é desviado de vez em quando, podemos também precisar mudar o foco de uma reunião para falar de coisas igualmente importantes.
Vamos considerar que em uma reunião, podem existir vários tópicos e que precisamos passar para o próximo tópico. Uma forma de dizer isso é utilizando a estrutura move to the next item do inglês. Aprenda a seguir:
So everyone, moving on to the next item on our agenda…
(Então pessoal, passando para o próximo item da nossa agenda…)
Can we move to the next item?
(Podemos passar para o próximo item?)
Como pedir pra falar durante a reunião
Eventualmente você precisará ou pode ter interesse em destacar sua ideia durante uma reunião e, é preciso que isso seja feito de maneira educada e com respeito aos colegas de trabalho.
Podemos solicitar a atenção de todos e pedir para falar usando a estrutura May I speak?. Observe o exemplo:
May I speak? I have a concern…
(Posso falar? Eu tenho uma preocupação…)
Também podemos discordar ou concordar com algum argumento utilizando as estruturas I agree e I disagree, mas para uma comunicação efetiva é preciso construir a sua frase explicando porque você concorda ou discorda de algo. Veja a seguir:
I agree. It could work
(Concordo. Poderia funcionar)
I disagree. It will not work
(Discordo. Isso não vai funcionar)
Finalização da reunião em inglês
Quando estivermos próximos ao final de uma reunião, podemos fazer um resumo de tudo, verificar se ainda existem pendências ou mais assuntos para serem discutidos e por fim, agradecer pelo tempo, colaboração e atenção de todos.
Como resumir as ideias principais
Existe um verbo frasal muito útil para quando precisamos resumir algum tipo de ideia, podemos utilizar sum up para isso. Os exemplos a seguir descrevem como utilizar:
I am going to sum up the main points
(Vou resumir os pontos principais)
To sum up, I identified that it is not possible
(Resumindo, identifiquei que não é possível)
Como perguntar se ainda existem pendências
A verificação de pendências pode ser feita de diversas formas, hoje aprenderemos uma frase completa para isso. Utilize Are there any other points to discuss? para perguntar se algo deixou de ser discutido durante a reunião.
Are there any other points to discuss before finishing?
(Há algum outro ponto a ser discutido antes de terminar?)
Conclusão
Reuniões em geral podem ser complicadas, especialmente falando outro idioma, mas com um pouco de preparo, busca de vocabulário adequado e através da utilização de estruturas básicas e efetivas da língua inglesa, podemos nos comunicar sem muita dificuldade e ainda manter o respeito com os colegas de trabalho. Recomendamos fortemente que você revise os exemplos e tente memoriza-los e que faça utilização nas suas próximas reuniões.
